Nieuws

Concreet houdt dit in dat alle verenigingen moeten opschrijven hoe zij omgaan met persoonsgegevens van hun leden, vrijwilligers, etc. Ook tijdens de recente ledenvergadering werd aandacht geschonken aan dit onderwerp.

Via de site worden de leden van sv Wykels Hallum in een reeks van informatieberichten op de hoogte gebracht van de AVG en de wijze waarop sv Wykels Hallum daarmee omgaat. Hoewel de materie redelijk “dreeche kost” is en waarschijnlijk niet iedereen boeit, is het wel van belang de informatie over de AVG te volgen. Het raakt nl. jouw gegevens, het raakt jou dus.

Niets doen kan niet

Hoewel we van alles (kunnen) vinden van deze wet: het is wel een wet. Niets doen is dus geen optie Wij zijn er dan ook volop mee bezig. Maar nog niet alles is klaar. Het belangrijkste nu is dat we kunnen laten zien dat we er mee bezig zijn.

We zijn bezig met de uitwerking van het door het NOC*NSF ontwikkelde stappenplan. Dat stappenplan is een prima hulpmiddel maar kent ook best wel onduidelijkheden. Die hebben we voor onze vereniging inmiddels op een rij gezet en deze worden de komende periode meer duidelijk gemaakt. Uiteraard moeten we daarna voldoende kunnen aantonen dat we ons best (blijven) doen om te handelen conform de uitgangspunten van de AVG. En daar doen we ons best voor.

Inventarisatie

De eerste stap die we hebben gezet bestond uit een inventarisatie waar de persoonsgegevens liggen: waar staan ze, wie beschikt over persoonsgegevens en hoe wordt er mee omgegaan? En dat is niet alleen bij de ledenadministratie. Maar ook op andere plekken zoals de website. Denk daarbij aan overzichten met teamindelingen, schema’s met kantinevrijwilligers, trainers, leiders etc. Informatie die voor de bezoekers van de site van sv Wykels Hallum vrij toegankelijk is. Vinden we ook wel zo makkelijk, zo is iedereen op de hoogte. En we willen toch transparantie en heldere communicatie binnen onze verenging?

Vervolgens kom je terecht op verschillende onderdelen die binnen de club verdeeld kunnen worden. Het juridische deel gaat over de vraag: hoe ga ik met de beschikbare persoonsgegevens om en waarvoor worden ze gebruikt? Dat moeten we inzichtelijk maken op onze website en bijvoorbeeld ook op een aanmeldingsformulier. Een ander vlak bevindt zich op het gebied van de ICT. Degenen die zich binnen de club bezighouden met persoonsgegevens moeten er wel voor zorgdragen dat de hardware goed beveiligd is en niet gemakkelijk gehackt kan worden.

Toegang tot de gegevens

Een ander onderdeel is de organisatorische procedure. We weten dat binnen onze vereniging meerdere mensen toegang tot persoonsgegevens hebben, op wat voor manier dan ook. Volledige inzage (bv ledenadministratie of penningmeester) of deels (denk bv aan de leider van een bepaald team). We zijn ons ervan bewust hoe minder mensen toegang hebben hoe beter het is. Maar het moet voor de vereniging ook wel gewoon werkbaar blijven.

Het laatste vlak zijn de mensen uit de vereniging zelf. Dat gaat over de vraag: hoe zorg je ervoor dat de mensen zich ervan bewust zijn dat ze op een voorzichtige manier omgaan met de gegevens? Denk daarbij bijvoorbeeld over het communiceren via de mail of via Whatsapp.

Publiceren van foto’s

Het publiceren van foto’s zorgt voor een ander lastig onderdeel uit de nieuwe wetgeving. In principe moet iedereen die op een foto komt, daar expliciet toestemming voor geven. Maar dat stuit op praktische bezwaren. We kunnen niet altijd aan iedereen om toestemming vragen. Maar vooraf vragen is ook geen optie. Want hoe houd je bij wie er niet op de foto willen. In een vereniging met twintig kinderen lukt dat misschien nog wel, maar bij een voetbalclub als de onze is dat toch heel anders. Praktischer is het dan misschien om te zeggen: deze foto is voor de website. Degene die er niet op wil, moet dan maar  een stap opzij doen.

Haal je de 100%

Op basis van de kennis en de informatie die we nu hebben lijkt het onmogelijk om alles structureel perfect te regelen. Wel doen we ons best om het passend te regelen. Het is een inspanningswet. Dat wil zeggen dat je moet laten zien dat je op een goede manier met de privacy omgaat, dat je passende maatregelen treft. Dat dat niet altijd helemaal volgens de letter van de wet kan, daar ontkom je bijna niet aan.

Via dit kanaal zullen we onze leden de komende periode op de hoogte houden. Mocht je er nu al bezwaar tegen hebben en dus geen toestemming geven dat de vereniging op welke wijze ook jouw persoonsgegevens publiceert laat het ons dan weten. Zie voor een mailadres hieronder.

Heb je vragen: leg die dan voor aan Siebe Post, tel. 06-53430996 of s.posthal@chello.nl (ik geef toestemming om het nummer en mijn mailadres te publiceren).

Siebe Post, voorzitter sv Wykels Hallum