Nieuws

Wat zegt de wet: een persoonsgegeven is alle informatie over een geïdentificeerde natuurlijke persoon. Meer eenvoudig gezegd: informatie die ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is. Denk aan gegevens van leden, bestuursleden, vrijwilligers, leden Club van 50 etc.

Voorbeelden van persoonsgegevens:

• NAW (Naam, adres, woonplaats-) gegevens

• E-mailadres

• Telefoonnummer

• Geboortedatum

• Geslacht

• Rekeningnummers

• BSN, kopie identiteitsbewijs

• Foto’s en filmpjes met herkenbare personen

• Vastgelegd websitebezoek (IP-adressen)

• Etc.

Een e-mailadres als penningmeester@wykelshallum.nl valt niet onder persoonsgegevens.

Wanneer mag de vereniging persoonsgegevens verwerken?

Je mag alleen persoonsgegevens verwerken voor het doel waarvoor je ze verzamelt (bij ons dus lidmaatschap of financieel ondersteuner van sv Wykels Hallum) en alleen, weer citaat uit de wet, op basis van een (of meer) van de volgende 6 grondslagen:

a) toestemming van de betrokkene;

b) uitvoering van een overeenkomst;

c) voldoen aan een wettelijke plicht

d) bescherming van de belangen van de betrokkene of een andere natuurlijke persoon

e) uitvoering taak van algemeen belang

f) behartiging van gerechtvaardigde belangen

Voor alle gegevens die worden verwerkt moet je je (in ons geval als vereniging) dus steeds afvragen met welk doel je dat doet en op basis van welke van de hierboven genoemde grondslagen. Als voetbalvereniging zullen we vooral gegevens verwerken op basis van de eerste twee grondslagen: uitvoering van de (lidmaatschaps-) overeenkomst en toestemming.

Gegevens die je bijvoorbeeld nodig hebt voor de uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst zijn: adresgegevens voor de ledenadministratie (t.b.v. aanmelding bij de KNVB, maar ook om teamindelingen te kunnen doen), gegevens voor de financiële administratie (denk hierbij aan contributie) en gegevens voor interne communicatie.

Toestemming leden sv Wykels Hallum (incl. leden Club van 50)

Wij gaan er vanuit dat iedereen die lid of donateur is van sv Wykels Hallum of lid is van de Club van 50 van sv Wykels Hallum ermee akkoord gaat dat zijn/haar bij sv Wykels Hallum beschikbare persoonsgegevens worden gebruikt voor het doel waarvoor hij/zij zelf ooit zijn/haar persoonsgegevens aan de club heeft doorgegeven.

Degene die daartegen bezwaar heeft wordt verzocht om dat via onderstaand mailadres per uiterlijk 10 juni a.s. door te geven.

Mogen we persoonsgegevens op computers/laptops gebruiken?

Dit mag, maar de vereniging blijft wel verantwoordelijk voor de veiligheid van de gegevens. Datalekken moeten we meteen melden. Het is dan ook van belang dat degene die omgaan met persoonsgegevens antivirussoftware installeren en deze regelmatig updaten, zo nodig goede wachtwoorden instellen en deze regelmatig wijzigen. Daarnaast is het zaak dat er altijd een goede, recente back-up is.

Hoe lang mag je persoonsgegevens bewaren?

Je mag persoonsgegevens bewaren zolang dat noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze worden gebruikt, niet langer. Soms geeft de wet een bewaartermijn, bijvoorbeeld om te voldoen aan de fiscale bewaartermijn van 7 jaar. Denk hierbij aan debiteuren- en crediteurenadministratie en de financiële administratie.

Onder de oude wetgever was het toegestaan om gegevens uit hoofde van het lidmaatschap twee jaar na beëindiging van de overeenkomst te bewaren. Onder de nieuwe wet is het advies om te kiezen voor een aanzienlijk kortere termijn maar in ieder geval de twee jaar niet te overschrijden.

Mogen persoonsgegevens worden bewaard voor de clubhistorie?

Wil je persoonsgegevens langer bewaren, bijvoorbeeld voor de clubhistorie (bijvoorbeeld foto’s of bijzondere prestaties) dan mag dat op basis van de uitzondering: historisch doel. We moeten er dan wel voor zorgen dat we dit doel kunnen aantonen en er niet meer gegevens worden bewaard dan nodig.

Zorgvuldigheid en passend

Volgens de AVG-richtlijnen moeten sportclubs in de toekomst te allen tijde kunnen aantonen dat zij zorgvuldig met de hun beschikbare persoonsgegevens omgaan.

In het vorige bericht werd aangegeven op welke wijze binnen onze vereniging in beeld is gebracht waar en welke gegevens binnen de vereniging bekend zijn. Helder is dat de gegevens aansluiten bij één van de grondslagen: behartiging van gerechtvaardigde belangen: voetballen in verenigingsverband. We beschikken niet over meer (opgeslagen) gegevens dan nodig om een juiste invulling te geven aan het lidmaatschap van sv Wykels Hallum.

Het is goed om te noemen dat elk lid van de KNVB zelf zijn eigen zichtbaarheidsniveau kan aanpassen via de Voetbal.nl app of website.

Daarnaast is het erg belangrijk dat wij geen gegevens verkopen aan partijen die daar commercieel iets mee willen doen. Met de partijen die van ons persoonsgegevens hebben gekregen (bv Sportlink/KNVB) is een zgn. verwerkersovereenkomst opgemaakt. Daarin staat vermeld dat die partij de gegevens uitsluitend gebruikt voor de registratie bij de KNVB. Verder wordt er niets mee gedaan.

Vragen of opmerkingen

Ook nu geldt weer dat mocht je vragen hebben over de privacy (AVG in brede zin) schroom dan niet om mij te bellen of me te mailen. Als je opmerkingen hebt over dit en/of het informatiebericht dat vorige week werd geplaatst hoor ik het ook graag.

groet,

Siebe Post, voorzitter sv Wykels Hallum

Tel. 06-53430996, mail: s.posthal@chello.nl